|
Những tính năng của hộp thư
Gmail
Đối với hộp thư Gmail sử dụng giao
diện tiếng Việt, các tính năng View as HTML, Web Clips, Vacation responder,
Create Group sẽ không xuất hiện. Do đó, bạn cần chuyển sang giao diện tiếng Anh
- English (US) để có thể khai thác những tính năng mới này:
Bấm vào liên kết Cài đặt,
ở tab
Chung, trong ô Ngôn ngữ chọn Ngôn ngữ hiển thị Gmail là
English (US).
Tiếp theo, bạn bấm vào nút Lưu Thay Đổi. Sau cùng, bạn bấm chọn Có.
Khi giao diện hộp thư của bạn đã là
tiếng Anh, bạn bấm chọn liên kết Settings, ở tab General, mục Language
nếu ô Gmail display language không được chọn là English (US)
thì bạn bấm chọn English (US) trong danh sách. Tiếp theo, bạn bấm vào nút
Save changes. Sau cùng, bấm Yes.
Bây giờ, bạn bấm chọn
vào liên kết Settings. Ở tab General bạn sẽ thấy xuất hiện mục
Vacation responder. Để kích hoạt chức năng trả lời tự động này, bạn bấm chọn vào
ô
Vacation responder on. Tiếp theo, bạn nhập chủ đề cho e-mail
trả Thiết lập tính năng hồi âm tự động: lời tự động vào ô
Subject và nhập nội dung cần trả lời tự động vào ô Message. Nếu bạn
muốn các e-mail trả lời tự động này chỉ được gửi cho những địa chỉ e-mail có
trong danh bạ (contact) của hộp thư Gmail của mình, bạn hãy bấm chọn mục Only
send a response to people in my Contacts. Cuối cùng, bấm Save changes
để hoàn thành.
Ngay sau đó, trên cùng trang web hộp
thư Gmail của bạn sẽ xuất hiện hai liên kết mới là end now và vacation settings.
Các liên kết này sẽ giúp bạn nhanh chóng hiệu chỉnh, thay đổi hoặc loại bỏ tính
năng Vacation responder. Để tắt tính năng hồi âm tự động, bạn hãy bấm vào
liên kết end now. Để thay đổi, chỉnh sửa lại các thiết lập thì bạn bấm vào liên
kết vacation settings. Nếu bạn đã tắt tính năng hồi âm tự động, khi muốn
khôi phục thì bạn bấm vào liên kết Settings, chọn tab General >
Vacation responder, bấm chọn lại mục Vacation responder on. Bấm nút
Save changes.
Gửi e-mail
theo nhóm:
Với tính năng này, bạn có thể lập ra
các nhóm địa chỉ e-mail khác nhau. Nhờ vậy, khi muốn gửi e-mail cho tất cả mọi
người trong nhóm thì bạn sẽ chẳng mất nhiều thời gian và công sức. Để thiết lập
thêm các nhóm mới, bạn bấm vào liên kết Contacts (bên trái trang web).
Tiếp theo, bạn bấm chọn tab Groups. Kế tiếp, bạn bấm chọn liên kết Add to
groups.
Bây giờ, trang web Create Group
được mở ra. Bạn nhập tên nhóm vào ô Group name và nhập các địa chỉ e-mail
thuộc nhóm này vào ô Add contacts. Nhập xong, bạn bấm nút Create Group.
Tiếp theo, bạn bấm vào liên kết Create Groups rồi làm tương tự để tạo
thêm những nhóm mới.
Khi muốn gửi e-mail cho một nhóm nào
đó, bạn bấm vào liên kết Contacts rồi chọn tab Groups. Bây giờ,
bạn chọn muốn gửi e-mail cho nhóm nào đó thì bạn bấm chọn tên nhóm đó. Tiếp
theo, bạn bấm vào nút Compose là cửa sổ soạn e-mail với mục To là
các địa chỉ e-mail đã được nhập vào sẵn sẽ được mở ra.
Virus
Scanning:
Tương tự những dịch vụ thư điện tử
khác như Yahoo, Hotmail... Gmail cũng vừa nâng cấp công cụ quét virus cho hộp
thư điện tử của mình. Theo đó, tất cả email gởi vào hộp thư Gmail đều được kiểm
tra virus trước khi chuyển đến người nhận. Nếu phát hiện có virus, Gmail sẽ tự
động loại bỏ giúp bạn.
View
Attachments:
Bình thường, mỗi khi muốn xem nội
dung file đính kèm theo thư, bạn phải download file kèm về máy, sau đó nhờ đến
những chương trình thích hợp để mở ra xem. Nếu bạn không có nhu cầu lưu trữ file
đính kèm vào máy thì có thể tận dụng tính năng View as HTML được tích hợp
sẵn trong Gmail để xem trực tiếp nội dung tập tin ngay trên cửa sổ trình duyệt.
Lúc này, thay vì bấm vào liên kết Download, bạn chỉ việc bấm chọn liên
kết
View as HTML. Một cửa sổ mới xuất hiện cho phép bạn xem toàn bộ nội dung
file đính kèm. Sau khi đọc xong nội dung, nếu muốn tải về máy để lưu trữ, bạn
hãy bấm chuột vào liên kết Download the original attachment.
Một số định dạng có thể xem trực tiếp
bằng chức năng View as HTML bao gồm: pdf, doc, xls, ppt, rtf, sxw, sxc, sxi,
sdw, sdc, sdd, và wml.
Web Clips:
Đây là tính năng mới rất hữu ích đối
với những người thường xuyên bận rộn. Có thể xem Web Clips như một trình duyệt
tin tức thời dạng thu nhỏ được tích hợp sẵn vào Gmail. Với tính năng này, bạn sẽ
nhanh chóng nắm bắt được những tin tức mới nhất trên toàn thế giới, bao gồm
nhiều lĩnh vực khác nhau như thời sự, thể thao, thương mại...
Tiêu đề tin sẽ hiển thị tại vị trí
phía trên cửa sổ duyệt mail của thư mục Inbox, bạn sẽ nhìn thấy hộp thoại Web
Clips ngay khi đăng nhập thành công vào hộp thư điện tử của mình. Để duyệt nhanh
các bản tin, bạn sử dụng nút mũi tên hướng qua trái (tin tước đó) và mũi tên
hướng qua phải (tin sau đó) nằm trên hộp thoại Web Clips. Muốn xem nội dung cụ
thể một bản tin, bạn chỉ việc bấm vào tiêu đề bản tin đó.
Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện
việc thêm bớt các nguồn cung cấp tin bằng cách bấm tùy chọn Customize
trên hộp thoại Web Clips (hoặc vào Settings > Web Clips).
Trong mục
My Clips, bạn sẽ nhìn thấy danh sách các website hiện đang cung cấp tin
cho bạn, nếu muốn loại bỏ một nguồn tin nào đó ra khỏi danh sách này, bạn chỉ
việc bấm vào liên kết Remove tương ứng với nguồn tin cần loại bỏ. Ngược
lại, nếu muốn thêm những nguồn tin khác vào danh sách, bạn hãy chọn lĩnh vực mà
mình quan tâm tại mục Browse Clips in (Ví dụ: Business), sau đó
bấm nút Add tương ứng với nguồn tin mà bạn muốn thêm vào danh sách.
Liên kết các
hộp thư khác với hộp thư Gmail:
Chắc hẳn trong chúng ta mỗi người đều
có nhiều hộp thư khác nhau để dùng vào các mục đích khác nhau. Bây giờ với tính
năng mới này của Gmail thì các bạn chỉ cần dùng một tài khoản Gmail để liên kết
tất cả các hộp thư này lại, do đó việc gởi và nhận thư của các hộp thư khác nhau
sẽ rất tiện lợi và tiết kiệm được thời gian rất nhiều. Thực hiện như sau:
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail của
bạn.
- Bấm vào Settings và chọn thẻ
Accounts.
- Bấm vào Add another email address
trong mục Send mail as.
- Điền tên và địa chỉ email của bạn
vào 2 trường Name và Email Address. Nếu bạn muốn người nhận Reply
thư mà bạn gởi từ địa chỉ email này đến hộp thư nào thì bạn bấm vào Specify a
different “reply-to” address và điền địa chỉ email đó vào.
- Bấm Next Step và sau đó bấm Send
veryfication.
Lúc này Gmail sẽ gởi một email đến
địa chỉ email mà bạn đã điền vào ở trên để xác nhận. Bạn đăng nhập vào tài khoản
email này để xác nhận bằng cách bấm vào đường link trong email này hoặc copy mã
xác nhận và dán vào trong mục Accounts trong tài khoản Gmail của bạn để
hoàn thành thiết đặt (bạn có thể thêm nhiều địa chỉ email khác nhau )
Bây giờ khi vào mục Compose để
soạn thư bạn sẽ thấy xuất hiện thêm mục From. Khi bấm vào mục này sẽ có một menu
xổ xuống để bạn chọn địa chỉ email.
Mã hóa “UTF
- 8” cho tất cả các thư gởi đi:
Với tính năng này của Gmail, bạn hoàn
toàn có thể tin tưởng chắc chắn rằng người nhận sẽ đọc được email tiếng Việt có
dấu hoàn chỉnh mà bạn soạn bằng mã Unicode . Để kích hoạt tính năng này của
Gmail:
- Đăng nhập vào hộp thư Gmail.
- Bấm vào Settings.
- Kéo thanh cuộn xuống phía dưới, ở
mục
Outgoing message encoding bạn chọn Use Unicode (UTF - 8) encoding for
outgoing messages.
- Bấm Save Change để lưu lại
thay đổi.
Kiểm
tra chính tả khi soạn thư:
Đối với Gmail, khi soạn xong một
email thì bạn chưa nên bấm vào Send để gởi đi vội mà hãy nên để Gmail
kiểm tra lại lỗi chính tả trong nội dung email của bạn đã. Thực hiện như sau:
bấm hình mũi tên chỉ xuống bên cạnh chữ Check Spelling để chọn loại ngôn ngữ mà
bạn dùng để soạn thư (có cả tiếng Việt), sau đó bấm vào Check Spelling.
Những từ sai chính tả sẽ được Gmail đánh dấu màu vàng, khi bạn đưa con trỏ vào
các chữ này, sẽ hiện ra các từ gợi ý để bạn sửa lại.
Tự động lưu
nội dung soạn thư
Khi soạn thư trong Gmail, nếu cảm
thấy chưa cần thiết để gởi thì bạn bấm vào Save Now để đưa nội dung soạn
thảo vào thư mục Drafts. Nhưng trong trường hợp bạn đang soạn thảo một
mail khá dài, nội dung đã hoàn thành được khá nhiều thì bỗng dưng gặp sự cố (rớt
mạng hay mất điện gì đó chẳng hạn), bạn hãy yên tâm vì hiện nay Gmail mới bổ
sung thêm chức năng tự động lưu nội dung soạn thư sau mỗi khoảng thời gian là 20
phút. Bạn chỉ cần vào trong mục Drafts để tìm lại.
|
